Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật Bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. Ngày nay, một phần việc quan trọng trong công tác cải tiến chất lượng y tế là xây dựng và triển khai các quy trình công việc chuẩn (Standard Work). Công cụ 5S đảm bảo rằng tổ chức đó sẵn sàng cho việc cải tiến, không lãng phí thời gian thắc mắc là một việc phải làm như thế nào. 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”. ” Khi dịch sang tiếng Việt thì cũng tạo được 5 chữ S, đó là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”.

       - SÀNG LỌC: là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.

       - SẮP XẾP: là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng.

       - SẠCH SẼ: là vệ sinh, loại bỏ những yếu tố như chất bẩn, rác thải, chất thải y tế  và những chất gây ô nhiễm khác ở nơi làm việc.

       - SĂN SÓC: là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ.

       - SẴN SÀNG: tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện.

 I. SÀNG LỌC:

Sàng lọc là bước đầu tiên của 5S, chính là phân loại mớ lộn xộn từ những vật dụng trong nơi làm việc mà thực sự cần dùng đến. Bước này yêu cầu nhóm di dời tất cả vật dụng mà rõ ràng không thuộc về khu vực làm việc và chỉ dể lại những thứ cần thiết cho công việc.

II. SẮP XẾP:

       Sắp xếp, thiết lập trật tự là quá trình lấy các vật dụng được yêu cầu mà còn lại sau khi di dời những thứ thừa thãi và sắp xếp chúng theo cách hiệu quả thông qua việc sử dụng nguyên lý lao động học và đảm bảo rằng mỗi vật dụng “đều có vị trí của nó”.      

      III. SẠCH SẼ:

Sạch sẽ là quét dọn, lau chùi toàn bộ khu vực, công cụ, máy móc và các thiết bị khác để đảm bảo mọi thứ trở nên như mới. Điều này đảm bảo rằng mọi khuyết điểm sẽ lộ rõ; ví dụ như dầu nhớt rỉ ra từ một cái máy lên sàn nhà mới cọ sáng và sơn như mới.

IV. SĂN SÓC:

Săn sóc là quá trình đảm bảo rằng những gì chúng ta đã làm trong 3 bước đầu tiên của 5S sẽ trở thành chuẩn mực(Tiêu chuẩn hóa); điều đó giúp chúng ta đảm bảo tiêu chuẩn chung và các cách thức làm việc. Tiêu chuẩn hóa công việc là một trong những tiền đề quan trọng của sản xuất tinh gọn.

V. SẴN SÀNG:

Bước cuối cùng là Sẵn sàng, đảm bảo tiếp tục củng cố liên tục các bước trước đây của 5S. 5S nên trở thành một phần của văn hóa đơn vị và trách nhiệm của từng cá nhân trong một tổ chức. Sẵn sàng bao gồm huấn luyện và kỷ luật để đảm bảo rằng mọi người đều theo tiêu chuẩn 5S.

       Khi được tiến hành đầy đủ, quy trình 5S không chỉ giúp giúp các nhân viên y tế giảm bớt các công việc dư thừa, một môi trường làm việc dễ chịu hơn, sự hài lòng công việc nhiều hơn và một cơ hội để đưa ra các sáng kiến trong công việc; nó còn giúp giảm sự lãng phí, giảm thời gian, nâng cao chất lượng các dịch vụ và tăng sự  hài lòng của bệnh nhân.